سازماندهی پرونده های اداری می تواند یک کار دشوار باشد ، به ویژه اگر تعداد زیادی پرونده و اسناد در اختیار داشته باشید ، اما نیازی به یک فرآیند دردناک نیست. برنامه ریزی از پیش و تصمیم گیری در مورد یک سیستم فایل می تواند به شما کمک کند تا پرونده های خود را متناسب با شغل خود سازماندهی کرده و اطمینان حاصل کنید که اسناد مهم را به طور کارآمدتری پیدا خواهید کرد. هنگامی که پرونده های خود را در نظم مناسب قرار دادید ، باید از یک سیستم ثابت استفاده کنید تا فایل های خود را به این شکل حفظ کنید.
مراحل
روش 1 از 3: توسعه سیستم
مرحله 1. ایجاد دسته بندی فایل ها
اگر می خواهید فایل های خود را سازماندهی کنید ، اولین کاری که باید انجام دهید این است که از چه دسته بندی های اصلی برای مرتب سازی استفاده کنید. انواع مختلف دفاتر دارای انواع مختلف هستند ، اما سیستم کلی یکسان است. شما باید سیستمی را پیدا کنید که فایل های شما را به گونه ای معنی دار مرتب کند.
به عنوان مثال ، اگر در یک دفتر حقوقی کار می کنید و نیاز به سازماندهی پرونده های مشتری دارید ، می توانید بر اساس انواع پرونده های کلی: دعاوی ، محاکمه ، شرکتی ، اداری و سایر موارد را مرتب کنید
مرحله 2. زیر مجموعه ها را تنظیم کنید
در هر دسته بندی واحد ، می توانید با ایجاد فهرستی از زیرگروه ها ، جزئیات بیشتری کسب کنید. هر تکه کاغذ جداگانه ای که باید ثبت شود را می توان با دو اصطلاح تعریف کرد - دسته عمومی و سپس زیرگروه.
به عنوان مثال ، اگر در حال راه اندازی یک سیستم پرونده سازی برای امور مالی هستید ، ممکن است یک دسته کلی از "پرداخت های خروجی" داشته باشید و سپس زیر مجموعه های فروشندگان ، تامین کنندگان ، خدمات ، متخصصان و هزینه های اداری را تنظیم کنید
مرحله 3. از یک سیستم کدگذاری رنگ استفاده کنید
این ساده به نظر می رسد ، اما می تواند راهی بسیار م toثر برای سازماندهی فایل های شما برای دسترسی سریع باشد. تصمیم بگیرید که چند دسته مختلف در سیستم پرونده سازی خود خواهید داشت و سپس از پوشه های رنگی مختلف استفاده کنید.
به جای استفاده از پوشه هایی که کاملاً رنگی هستند ، می توانید از پوشه های معمولی مانیل استفاده کنید و برچسب های رنگی بگیرید. سپس می توانید برچسب ها را در زبانه بالای صفحه ، در لبه پوشه یا هر دو مورد برای مشاهده بیشتر چسبانده کنید
مرحله 4. فایلها را برچسب گذاری کنید
هر فایل موجود در دفتر شما اکنون مکان مشخصی دارد. شما باید برچسب را در برگه هر پوشه به وضوح و منظم بنویسید تا بدانید کجا متعلق است. برچسب روی هر پوشه جداگانه باید با دسته کلی شروع شود و سپس زیر مجموعه خاصی دنبال شود. به عنوان مثال ، یک پوشه حاوی سوابق پرداختی به فروشندگان شما دارای برچسب "پرداخت های خروجی / فروشندگان" است.
- برچسب روی هر فایل باید تا آنجا که ممکن است مرتب و منظم چاپ شود. به راحتی می توانید بسته های نرم افزاری را خریداری کنید که به شما امکان می دهد برچسب ها را قالب بندی کنید ، بنابراین می توانید آنها را با استفاده از رایانه خود تایپ و چاپ کنید.
- اگر برچسب های خود را با رایانه خود چاپ می کنید ، باید از اندازه و سبک فونت ثابت استفاده کنید. اگر با دست چاپ می کنید ، باید سعی کنید تا حد ممکن یکنواخت و مرتب باشید.
مرحله 5. فایل ها را به ترتیب حروف الفبا مرتب کنید
وقتی سیستم بایگانی شما برقرار شد و همه پوشه های خود را ایجاد کردید ، سپس آنها را مرتب کنید. باید پوشه های کلی را بر اساس حروف مرتب کنید. در هر پوشه عمومی ، زیر شاخه ها نیز باید به ترتیب حروف الفبا مرتب شوند.
شما می توانید برخی از اطلاعات را بر اساس تاریخ مرتب کنید تا برچسب موضوع. در این صورت ، باید خودتان تصمیم بگیرید که آیا منطقی تر است که پرونده های خود را با جدیدترین موارد جلویی مرتب کنید و به قدیمی ترین ها بروید یا برعکس
مرحله 6. در هر کشو بایگانی چندین اینچ فضا بگذارید
وقتی سیستم پرونده سازی خود را ایجاد می کنید ، باید فضایی برای بزرگ شدن پرونده ها بگذارید. با گذشت زمان ، بدون شک مقالات بیشتری برای افزودن به هر پوشه دریافت خواهید کرد. فضایی برای گسترش پرونده های خود بگذارید. در غیر این صورت ، بعداً وظیفه دشواری خواهید داشت که تمام قسمت ها یا کشوهای فایل را به منظور ایجاد فضا باز کنید.
روش 2 از 3: مرتب سازی فایل های بی نظم
مرحله 1. تمام موادی را که نیاز به بایگانی دارند جمع آوری کنید
اگر در حال کار با مجموعه مقالاتی هستید که مرتب نشده اند و به هم ریخته اند ، باید ابتدا کاغذها را با هم جمع کنید. یک محل کار پیدا کنید و همه چیز را در یک توده جمع آوری کنید. سپس می توانید روی سازماندهی کار کنید.
مرحله 2. مقالات را برای "اقدام" و "بایگانی" به دو گروه تقسیم کنید
”به عنوان اولین قدم ، شما باید پوشه یا شمع برای هر چیزی که نیاز به اقدام فوری دارد بسازید. این مقالات نباید ثبت شوند ، یا ممکن است کاری را که باید انجام شود به خاطر نداشته باشید. این پوشه "action" را کنار بگذارید تا به زودی به آن رسیدگی شود. سپس پرونده های باقی مانده را بایگانی کنید.
فایل "action" را سازماندهی کنید. مقالاتی که باید فوراً با آنها برخورد شود باید بر اساس کارهایی که باید انجام دهید به گروه های کوچکتری طبقه بندی شوند. برای مثال ، زیر مجموعه هایی مانند تماس ، نوشتن ، تحویل و پرداخت را تنظیم کنید
نکته متخصص
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
مرحله 3. هر کاغذ را یکبار بردارید
همانطور که مقاله های گسسته ای را که در حال ثبت آنها هستید مرتب می کنید ، در مورد بررسی هر یک از آنها تصمیم بگیرید. مقاله را بردارید ، آن را بخوانید ، تصمیم بگیرید که در سیستم بایگانی شما به کدام دسته و زیر شاخه تعلق دارد و سپس آن را کنار بگذارید. کار با این روش به شما کمک می کند تا در تشکیل پرونده خود ثبات داشته باشید و تنها با یکبار برخورد با هر مورد در وقت خود صرفه جویی کنید.
هنگام مرور هر مورد ، باید تعیین کنید که آیا حتی نیاز به نگهداری آن دارید یا خیر. اگر مقاله چیزی است که قبلاً به آن پرداخته شده است و چیزی نیست که شما باید آن را به عنوان یک پرونده نگه دارید ، پس به جای ثبت آن ، آن را کنار بگذارید
مرحله 4. هر مورد را باز کنید
اکثر کاغذهایی که در اختیار دارید احتمالاً مکاتبه ای بوده و به احتمال زیاد در پاکت قرار گرفته و تا شده است. کاغذها را از پاکت پاک کنید ، آنها را صاف باز کنید و سپس پرونده را بردارید. ثبت هر کاغذ به این روش به پوشه های شما کمک می کند تا به طور یکنواخت در کشوی فایل قرار بگیرند ، بدون این که کاغذهای تا شده روی هم چیده شوند.
- تصمیم بگیرید که آیا نیاز به نگهداری پاکت دارید یا خیر. در بیشتر موارد ، پاکت ها غیر ضروری هستند و می توان آنها را دور انداخت. با این حال ، اگر فکر می کنید ممکن است نیاز به اثبات تحویل یا اثبات مهر پستی داشته باشید ، باید پاکت را روی کاغذها چسبانده و آنها را کنار هم نگه دارید.
- کاغذهای متعدد باید با هم منگنه شوند. این کار از جدا شدن یا گم شدن اشیا جلوگیری می کند. منگنه ها به گیره های کاغذی ترجیح داده می شوند زیرا (الف) به طور یکنواخت تری در پرونده ها قرار می گیرند و (ب) مشکل لغزش ندارند.
روش 3 از 3: نگهداری پرونده های خود
مرحله 1. از سبد "To File" استفاده کنید
هنگامی که نامه نگاری جدیدی وارد دفتر شما می شود یا وقتی کاغذبازی جدیدی ایجاد می شود ، ممکن است نتوانید فوراً آن را ثبت کنید. شما باید هر چیزی را که باید ثبت شود در یک مکان واحد قرار دهید تا در صورت امکان ثبت شود. یک سبد روی میز شما با برچسب "بایگانی" ، راه خوبی برای کنار گذاشتن این کاغذها تا آماده شدن است.
مرحله 2. زمان ثابتی را برای کار بر روی پرونده تنظیم کنید
اگر می توانید ، هر روز یا هفته زمان ثابتی را برنامه ریزی کنید تا بتوانید روی تشکیل مقالات جدید کار کنید. اگر پرونده سازی را جزء عادی کارهای روزمره خود قرار دهید ، به احتمال زیاد از آن پیروی خواهید کرد.
- به عنوان مثال ، ممکن است نیم ساعت آخر هر روز را برای ارائه مقالات روز اختصاص دهید. اگر زمان کافی نیست ، می توانید هر روز دوبار پرونده خود را ثبت کنید ، درست قبل از رفتن به ناهار و سپس درست قبل از ترک روز.
- کلید موفقیت ثبات و تکرار است.
مرحله 3. اطمینان حاصل کنید که دیگران با دسترسی به فایل ها سیستم را درک می کنند
اگر تنها شخصی هستید که از فایل های خود استفاده می کنید ، باید به راحتی بتوانید نظمی را که ایجاد کرده اید حفظ کنید. با این حال ، اگر افراد دیگر نیاز به استفاده از مقالات در پرونده های شما دارند ، باید اطمینان حاصل کنید که آنها سیستمی را که ایجاد کرده اید درک کرده و از آن پیروی می کنند. اگر کاغذها اشتباه وارد شده و در پوشه های نادرست قرار داده شوند ، داشتن یک سیستم تشکیل پرونده مفید نخواهد بود.
اگر پیشنهاد می کنید چیزی را که شخص دیگری در دفتر شما نیاز دارد به دست آورید ، م efficientثرتر و م effectiveثرتر باشد ، و سپس از او بخواهید همه چیز را مستقیماً به شما بازگرداند. سپس می توانید مطمئن باشید که همه چیز به درستی اصلاح شده است
مرحله 4. اسناد حیاتی را در مکانی امن نگهداری کنید
برخی از مواد خاص ممکن است لازم باشد در مکانهای جداگانه و خاصی نگهداری شوند. به عنوان مثال ، ممکن است برخی از کاغذها در صندوق امانات یا در جعبه ضد حریق نگهداری شوند. حتی ممکن است لازم باشد برخی از مطالب را خارج از سایت ، در صندوق امانات بانکی یا دفتر وکالت شرکت خود نگه دارید.
مرحله 5. فایل های خود را به طور منظم مرور کنید
حداقل سالی یک بار یا در صورت لزوم مکرر ، باید مدتی را برای بررسی پرونده های خود اختصاص دهید. هدف از این بررسی تصمیم گیری در مورد اینکه آیا کاغذها یا پوشه های کل وجود دارد که می توان آنها را دور انداخته یا به مکان ذخیره سازی خارج از سایت منتقل کرد ، وجود دارد. اگر قرار نیست چیزی دوباره مورد نیاز باشد ، باید آن را کنار بگذارید. اگر چیزی است که انتظار ندارید به طور منظم از آن استفاده کنید ، اما ممکن است لازم باشد به عنوان یک پرونده ثبت شود ، باید آن را به محل ذخیره ارسال کنید.
