فایل های کاغذی می توانند درد آور باشند ، مخصوصاً وقتی روی میز شما جمع شوند. برای رسیدگی بهتر به اوراق و رسیدهای سرگردان خود ، سعی کنید همه اسناد بدون پرونده خود را مرتب کنید. در مرحله بعد ، از یک کابینت یا کشوی پرونده برای مرتب سازی پرونده های خود در پوشه های مختلف استفاده کنید. اگر می خواهید شلوغی دفتر خود را به کلی از بین ببرید ، می توانید اسناد خود را در رایانه ، ویکی یا یک سیستم مبتنی بر ابر دیگر بارگذاری کنید. با برنامه ریزی اولیه ، می توانید انواع بیشتری از پرونده ها را در فضای اداری خود بهتر مدیریت کنید!
مراحل
روش 1 از 3: فیلتر کردن اسناد خود
مرحله 1. اسناد و مدارکی را که باید از آنها استفاده کنید جدا کنید
هنگامی که شروع به ساماندهی کاغذهای خود می کنید ، برای کسانی که آماده دور انداختن هستند ، توده ای بسازید و برای کسانی که نیاز دارند روی میز شما بمانند ، یک توده جداگانه تهیه کنید. برای میز خود یک سازمان دهنده کاغذ 2 اسلات تهیه کنید تا اسناد شما حتی پس از مراحل مرتب سازی اولیه و تشکیل پرونده مرتب شوند. اسنادی را که از آنها استفاده می کنید در 1 شکاف و اسناد آماده برای ثبت در اسلات دیگر نگهداری کنید.
مرحله 2. هر هفته روزی را انتخاب کنید تا مدارک خود را تنظیم کنید
اجازه ندهید که سبد اسناد جدید شما از کنترل خارج شود. در عوض ، یک یا دو روز را برای مرتب سازی و سازماندهی فایل های خود اختصاص دهید. اگر با رسیدها و اسناد زیادی در محیط کار خود سر و کار ندارید ، ممکن است فقط 1 روز برای انجام کار نیاز داشته باشید. با این حال ، اگر شغل شما شامل تعداد زیادی اسناد و مدارک باشد ، ممکن است بخواهید 2-3 روز را برای مرتب کردن اسناد نامرتب خود اختصاص دهید.
مرتب سازی فایل های شما در هر هفته باعث می شود فرایند سازمان بسیار قابل کنترل تر شود
مرحله 3. برای جلوگیری از به هم ریختگی ، روی تمام فایل های خود برچسب بزنید
قبل از ثبت هرگونه اسناد جدید ، تاریخ و محتوای هر پرونده را با دقت بررسی کنید. اگر سند مربوط به پروژه در حال انجام یا مسئله دیگری است ، "در حال انجام" را در بالای فایل بنویسید. اگر مقاله در مورد پروژه تکمیل شده صحبت می کند ، فایل را با عنوان "تکمیل شده" برچسب گذاری کنید. علاوه بر این ، زمانی را مشخص کنید که دیگر نیازی به فایل نیست و می توان سند را خرد یا بازیافت کرد.
اگر سریع فایل ها را اسکن می کنید ، این نشانه ها می توانند به شما کمک کنند تا فایل صحیح را به طور مثرتری بیابید
مرحله 4. به جای بایگانی اسناد غیر مرتبط ، آنها را بازیافت کنید
تصور نکنید که هر پرونده ای سزاوار جایی در کابینت یا کشوی پرونده شما است. در عوض ، هرگونه اسناد غیر ضروری را در سطل بازیافت خود کنار بگذارید. اگر فایل های شما حاوی اطلاعات شخصی هستند ، به جای بازیافت آنها ، اسناد را خرد کنید.
هرگونه فایل با اطلاعات مالی و حساب ، شماره امنیت اجتماعی یا سایر اطلاعات حساس را خرد کنید
روش 2 از 3: انتخاب سیستم مرتب سازی
مرحله 1. یک فضای ذخیره سازی فیزیکی برای فایل های خود انتخاب کنید
چیدمان فضای کار خود را بررسی کنید و به این فکر کنید که کدام سیستم پرونده سازی بهتر کار می کند. اگر دفتر دارید ، یک کابینت پرونده بزرگ می تواند گزینه خوبی باشد. با این حال ، اگر فضای کاری کوچکتری دارید ، ممکن است کشو یا سطل بایگانی از نظر لجستیکی منطقی تر باشد.
- هنگام خرید یک سیستم ذخیره سازی جدید ، سعی کنید کیفیت را بر قیمت ترجیح دهید.
- صرف نظر از سیستم پرونده سازی ، مطمئن شوید که اسناد حساس را در یک پوشه امن قرار دهید.
مرحله 2. اگر پرونده های شما به زمان حساس هستند ، مقالات خود را بر اساس تاریخ مرتب کنید
یک سیستم سازمانی را انتخاب کنید که بیشترین اهمیت را برای تجارت یا فضای اداری شما دارد. اگر شغل شما در حدود مهلت ها است ، سعی کنید پوشه های خود را با تاریخ اخیر در جلو سفارش دهید. با گذشت روزها ، افزودن پوشه ها و پرونده های جدید به قسمت جلوی کابینت یا کشو را ادامه دهید.
- برای مثال می توانید فایلهای جداگانه ای برای روزها ، هفته ها یا ماهها داشته باشید.
- به عنوان مثال ، اگر به عنوان مشاور مالیاتی کار می کنید ، منطقی است که اسناد مشتریان خود را بر اساس تاریخ ثبت کنید.
- این سیستم برای افرادی که با مواد حساس به زمان کار می کنند به خوبی کار می کند.
مرحله 3. در صورت برخورد با فایل های زمان بندی ، یک سیستم مرتب سازی بر اساس تقویم طراحی کنید
اگر حجم زیادی از فایل ها را در فضای اداری خود سر و کار دارید ، سعی کنید یک سیستم بایگانی "تیک تیک" به کابینت ها و کشوهای خود اضافه کنید. مشابه تقویم ، سیستم "tickler" از 12 پوشه بزرگ برای نشان دادن هر ماه استفاده می کند ، با 28-31 زیر پوشه که هر پوشه بزرگ را برای هر روز از ماه همراه می کند. اگر شغلی مبتنی بر تاریخ دارید از این روش استفاده کنید.
- به عنوان مثال ، اگر در یک شرکت صادراتی کار می کنید ، مرتب سازی پرونده های شما بر اساس ماه و تاریخ به جای یک دسته بندی کلی آسان تر خواهد بود.
- این سیستم برای افرادی که سازمان عددی مشخص را ترجیح می دهند ، بهتر از کدگذاری رنگی است.
مرحله 4. اگر ترجیح می دهید مقالات خود را دسته بندی کنید ، پرونده های خود را بر اساس موضوع مرتب کنید
دسته های مختلف را برای پوشه های خود انتخاب کنید ، سپس آنها را بر اساس ارتباط مرتب کنید. هنگام چیدمان کابینت یا کشو بایگانی ، پوشه هایی را که بیشترین اهمیت و اهمیت را دارند در جلو قرار دهید. با در نظر گرفتن این موضوع ، مرتب سازی فایل های خود را ادامه دهید تا به اسناد مهم دسترسی آسان داشته باشید.
به عنوان مثال ، اگر مشاور مالی یک شرکت هستید ، منطقی است که اسناد خود را بر اساس اهمیت و ارتباط ، مانند "سرمایه گذاری" ، "حقوق و دستمزد" و "مالیات" طبقه بندی کنید
مرحله 5. نام دسته بندی گسترده ای را برای پرونده های خود انتخاب کنید
از برچسب های طولانی و بیش از حد خاص برای پوشه های خود استفاده نکنید. در عوض ، سعی کنید برچسب های کلی و جامع را انتخاب کنید ، بنابراین بعداً برای مرتب سازی پرونده های جدید مشکل نخواهید داشت. اگر می خواهید یک سیستم بایگانی خاص ایجاد کنید ، سعی کنید زیر پوشه ها را به سیستم بایگانی بزرگتر و عمومی خود اضافه کنید.
به عنوان مثال ، "گزارش هزینه برای 3 آوریل" دسته خوبی برای یک پوشه عمومی نخواهد بود ، زیرا بسیار خاص است. در عوض ، پوشه را با عنوان "گزارش هزینه" برچسب گذاری کنید که بسیار بازتر است
نکته:
برچسب سازها راهی آسان و کارآمد برای دسته بندی فایل های شما هستند.
مرحله 6. برای ایجاد یک سیستم جذاب از نظر بصری ، اسناد خود را رنگ آمیزی کنید
روی انواع پوشه ها و برچسب های فایل چند رنگ سرمایه گذاری کنید. در مرحله بعد ، دسته بندی فایل های مختلف را به رنگ های مختلف پوشه و برچسب اختصاص دهید ، تا بتوانید سیستم فایل خود را یکپارچه نگه دارید. سعی کنید از رنگ ها و دسته های یکسان در سراسر کابینت ها و کشوهای خود استفاده کنید ، بنابراین می توانید سریع و کارآمد به فایل های مختلف دسترسی پیدا کنید.
- به عنوان مثال ، پوشه های زرد خود را برای نامه نگاری ایمیل ، پوشه های قرمز برای فرم های مربوط به مالیات و پوشه های سبز برای حقوق و دستمزد برچسب گذاری کنید.
- سعی کنید از طرح های رنگی و برچسب هایی استفاده کنید که به راحتی به خاطر سپرده شوند. به عنوان مثال ، سبز می تواند یک برچسب رنگ عالی برای اشکال مالی باشد ، زیرا رنگ سبز اغلب با پول همراه است.
- این سیستم برای زبان آموزان بصری بهترین است.
روش 3 از 3: اتخاذ رویکرد دیجیتال
مرحله 1. فایلهای کاغذی خود را اسکن کنید تا به صورت دیجیتالی ذخیره شوند
هر زمان که یک فایل جدید به کابینت یا کشو خود اضافه می کنید ، از یک اسکنر برای بارگذاری نسخه دیجیتالی فایل در رایانه خود استفاده کنید. اگر نیاز به دسترسی سریع به یک فایل دارید ، زمان جستجوی سریعتر و راحت تری در رایانه رومیزی خود نسبت به چندین پوشه پیدا خواهید کرد. اگر کل سیستم بایگانی شما کاغذی است ، فایل های خود را اسکن و بارگذاری کنید تا یک نسخه پشتیبان دیجیتالی ایجاد کنید.
- اگر سیستم بایگانی دیجیتال ندارید استرس نداشته باشید! فقط پرونده های خود را 1 پوشه در یک زمان اسکن و بارگذاری کنید.
- همچنین می توانید فایل ها را با استفاده از برنامه های تلفن خاصی اسکن کنید.
مرحله 2. نامهای سازگار برای همه فایلهای خود انتخاب کنید
برچسب هایی را برای اسناد دیجیتالی خود انتخاب کنید که جستجو و دسترسی به آنها آسان باشد. در حالت ایده آل ، سعی کنید این پرونده ها از یک فایل پیوسته مانند تاریخ یا نام خانوادگی پیروی کنند ، زیرا مرتب سازی آنها آسان تر می شود. در صورت لزوم ، هر مکان ، مجموعه داده یا شماره نسخه مربوطه را در عنوان فایلهای خود قرار دهید.
- از هیچ کاراکتر خاصی در عنوان فایل خود استفاده نکنید ، زیرا رایانه ها نمی توانند آنها را به درستی پردازش کنند.
- به عنوان مثال ، هنگام اشاره به تاریخ خاصی مانند 24 نوامبر 2003 ، سند خود را با عنوان 20031124 برچسب گذاری کنید.
مرحله 3. فایل های دیجیتالی خود را با پوشه ها و زیر پوشه ها مرتب کنید
مشابه کابینت بایگانی ، از انواع پوشه های دیجیتالی برای ذخیره و ترتیب اسناد اسکن شده خود استفاده کنید. در دسکتاپ خود ، چندین پوشه مربوط به فایلهای بارگذاری شده خود ایجاد و برچسب گذاری کنید. اگر می خواهید از دسته بندی های خاص تری استفاده کنید ، چندین پوشه فرعی در هر پوشه بزرگتر ایجاد کنید. به پوشیدن پوشه های دیجیتالی خود ادامه دهید تا زمانی که سیستمی را پیدا کنید که برای شما خوب کار کند!
به عنوان مثال ، اگر پوشه ای به نام "مالیات" دارید ، می توانید چندین زیر پوشه برای سالهای مختلف ایجاد کنید
مرحله 4. اسناد خود را در یک ویکی بارگذاری کنید تا چندین نفر به آنها دسترسی داشته باشند
اگر فضای کاری شما بیشتر مشارکتی است ، یک ویکی آنلاین ایجاد کنید که همکاران و مافوق شما بتوانند به آن دسترسی داشته باشند. پس از ورود به ویکی ، از قسمت "جعبه ابزار" برای دسترسی به دکمه "بارگذاری فایل" استفاده کنید. با استفاده از این ویژگی ، می توانید سند تازه بارگذاری شده خود را به افراد مختلفی پیوند دهید که اکنون می توانند فایل را مشاهده کرده و به آن دسترسی پیدا کنند.
به خاطر داشته باشید که هرکسی می تواند فایل ها را در ویکی ویرایش کند
مرحله 5. از برنامه های مبتنی بر ابر برای تهیه اسناد در حال حرکت استفاده کنید
برنامه یا سرویس دیجیتالی دیگری را که هم در رایانه و هم در دستگاه های تلفن همراه کار می کند بارگیری کنید. برای نگه داشتن فایل های خود در یک مکان ، از این سرویس برای بارگذاری تصاویر فایل های خود استفاده کنید تا بتوان آنها را در یک نرم افزار مبتنی بر ابر ذخیره کرد. در حالی که برخی از نرم افزارها رایگان هستند ، ممکن است برای به دست آوردن فضای بیشتر مجبور به پرداخت هزینه شوید.
