سازماندهی یک کابینه تشکیل پرونده می تواند دشوار باشد ، خواه یک کابینت خانگی پر از صورت حساب های پرداخت شده و اطلاعات مالیاتی باشد یا یک کابینت کاری پر از پروژه ها و فاکتورهای تکمیل شده. با خلاص شدن از شر فایل های قدیمی ، یافتن یک سیستم پرونده سازی که برای شما کار می کند و نگهداری مداوم آن ، کابینه پرونده خود را سازماندهی کنید.
مراحل
قسمت 1 از 4: پاکسازی اسناد قدیمی
مرحله 1. در صورت نداشتن یک کابینت بایگانی خریداری کنید
به دنبال یک کابینت با کیفیت خوب با اندازه مناسب برای خانه یا محل کار خود در بودجه خود باشید. در صورت بروز هر گونه بلایای طبیعی که ممکن است به خانه شما بیاید ، یک کابینت ضد حریق و ضد آب را در نظر بگیرید. مجموعه ای از این کابینت ها در فروشگاه های محلی ، مغازه های مبلمان ، مغازه های نجاری و مراکز خرید یافت می شود.
مرحله 2. شروع به مرور فایل های خود کنید
هر چیزی که بدیهی است قدیمی یا غیر ضروری است را کنار بگذارید. کنار بگذارید:
- رسید محصولاتی که دیگر مالک آنها نیستید.
- نامه ناخواسته
- صورت حساب های قدیمی برای خدماتی که دیگر از آنها استفاده نمی کنید
- نامه های تجاری از یک کار قدیمی
- تمبرهایی که دیگر نیازی به آنها ندارید
مرحله 3. از خلاص شدن از شر چیزها نترسید
در حالی که اسناد خاصی مانند گواهی تولد و اطلاعات مالیاتی بدیهی است که مهم هستند ، ممکن است نامه های ناخواسته یا رسیدهای قدیمی وجود داشته باشد که به نظر می رسد مهم است ، اما واقعاً اینطور نیست. هنگام تصمیم گیری در مورد هر سند فکر کنید و فکر کنید که آیا در واقع می تواند در آینده مفید باشد. اگر اگر به مدت یک سال ناپدید شد آن را از دست ندهید ، احتمالاً خوب است آن را بیرون بیندازید.
مرحله 4. هنگام دور ریختن وسایل در محل کار مراقب باشید
قبل از اینکه چیزی را بیرون بیندازید ، حتماً از سرپرستان خود بپرسید ، زیرا ممکن است از آنچه فکر می کنید مهمتر باشد. همچنین ممکن است شرکت شما سیاست هایی در مورد مدت زمان نگهداری و دور ریختن چیزها داشته باشد.
مرحله 5. تصمیم بگیرید که چه چیزهایی باید نگهداری شوند
این به طور کلی به میزان جدید یا مفید بودن آنها بستگی دارد. از اختیار خود استفاده کنید و به این فکر کنید که آیا اسناد در آینده مفید یا ضروری خواهند بود. اگر آنها واقعاً مهم هستند ، آنها را حفظ کنید. برای اطلاعات مالیاتی ، سوابق بیمه و اسناد حیاتی ، آنها را برای دوره های زمانی زیر نگه دارید:
- اطلاعات اظهارنامه مالیاتی را به مدت 7 سال و همچنین رسیدهای اقلامی که از مالیات خود کسر کرده اید نگهداری کنید. IRS می تواند هرگونه بازدهی را تا 6 سال پس از ثبت مالیات شما بررسی کند.
- سوابق بیمه ، صورت وام مسکن و اثبات کمکهای خیریه را تا سه سال نگه دارید.
- اطمینان حاصل کنید که اسناد بسیار مهم مانند گواهی تولد و ازدواج ، کارت های تأمین اجتماعی ، عنوان ، سند و گذرنامه را نگه دارید. آنها را ایمن نگه دارید و هرگز آنها را از بین نبرید.
مرحله 6. هر سندی را که کنار گذاشته اید خرد کنید
پرتاب کردن اسناد بدون تکه تکه شده می تواند اطلاعات شخصی شما را در معرض دید هرکسی که آنها را می بیند قرار دهد. حتی اگر مطمئن نیستید که سند حساس است یا خیر ، بهتر است آن را خرد کنید زیرا ممکن است شامل آدرس ، تاریخ تولد یا سایر اطلاعات باشد.
مرحله 7. رسانه های دیجیتال را نیز خرد کرده یا از بین ببرید
بسیاری از شهرها و مشاغل روزهای خردی خواهند داشت که در آن افراد محلی یا کارکنان می توانند فلاپی دیسک ها ، سی دی ها یا هارد دیسک های قدیمی را برای نابودی بیاورند. آنها مطمئن می شوند که این کار به درستی انجام شده است.
قسمت 2 از 4: سازماندهی اسناد مهم خود
مرحله 1. شروع به سازماندهی فایل های باقی مانده کنید
به یک میز یا میز بزرگ بروید و کاغذها را به صورت دسته هایی که برای شما منطقی و معقول است ، مرتب کنید. اینها به فایلهای شخصی شما تبدیل می شوند. شمع هایی بسازید که به شما کمک می کند دقیقاً آنچه را که بدنبال آن هستید پیدا کنید. دسته هایی را برای کابینت های خانگی در نظر بگیرید مانند:
- خدمات رفاهی
- خودکار
- پزشکی
- حیوان خانگی
- کسب و کار
- صفحه اصلی
- مالیات
- امور مالی
مرحله 2. در مورد کابینت های کاری از همکاران بخواهید
ممکن است قراردادهای شرکت خاصی برای سازماندهی مقالات در محل کار شما وجود داشته باشد. در غیر اینصورت فایل را به ترتیب زمان بندی یا حروف الفبا ثبت کنید. از همکاران مرتب بپرسید که چه سیستم هایی برای آنها بهتر عمل می کند.
مرحله 3. دسته بندی های خود را ساده نگه دارید
هرچه جزئیات بیشتری به دست آورید ، تعداد بیشتری فایل نیز در اختیار شما قرار می گیرد ، که به معنی شلوغی بیشتر در کابینت شما خواهد بود. فایلهای اصلی خود را کلی تر نگه دارید و سپس اسناد را درون آنها سازماندهی کنید.
مرحله 4. تصمیم بگیرید که بر اساس نام یا تاریخ سازماندهی کنید
هنگامی که هر کاغذ را بر روی شمع صحیح آن طبقه بندی کردید ، شروع به سازماندهی آنها به گونه ای کنید که پیدا کردن آن آسان شود.
- برای لیست های الفبایی ، مانند مارک های روی رسید ، مواردی را که از A شروع می شود در بالای پشته قرار دهید و تا Z را ادامه دهید.
- برای پرونده های زمانی ، مانند تاریخ اظهارنامه مالیاتی ، جدیدترین اسناد را در بالای پشته قرار دهید و در پایین ، به قدیمی ترین اسناد کار کنید.
مرحله 5. هر یک از پشته های خود را در یک پوشه قرار دهید
کاغذها را طوری قرار دهید که سند بالای پشته در جلوی پوشه باشد. با این کار اسناد به همان ترتیبی که آنها را سازماندهی کرده اید حفظ می شوند.
قسمت 3 از 4: ساخت فایل ها به راحتی
مرحله 1. به طور واضح هر پوشه را برچسب گذاری کنید
اطمینان حاصل کنید که نوشته های روی برگه بزرگ ، خوانا بوده و برای شما و دیگران در دفتر یا خانواده شما منطقی باشد. برای وضوح بیشتر از برچسب ساز استفاده کنید.
مرحله 2. اجازه دهید هر کشو دسته بندی خود را داشته باشد و برچسب آن را نیز به وضوح مشخص کنید
فایلهای خود را به شیوه ای که برای شما منطقی است بین کشوها تقسیم کنید و هر کشو دارای یک طبقه مجزا باشد. هر دسته باید شامل فایل های مرتبط باشد که به شما کمک می کند تا چیزها را راحت تر بیابید.
- اطلاعات مالی مانند اسناد مالیاتی ، پرونده های سرمایه گذاری و صورت وام مسکن ممکن است در یک کشو قرار گیرد.
- اسناد شخصی مانند شناسنامه ، گذرنامه و مدارک پزشکی ممکن است در کشوی دیگری قرار گیرد.
- کتابچه های راهنمای دستورالعمل های مختلف ممکن است در موارد دیگری قرار گیرد.
مرحله 3. استفاده از پوشه های رنگی را در نظر بگیرید
اگر رنگ مربوطه را به حافظه اختصاص دهید ، پیدا کردن کاغذهای شما بسیار ساده تر می شود. اگر از قبل پوشه های مانیل دارید ، با هایلایت یا نشانگر رنگی به آنها رنگ اضافه کنید. از برچسب های رنگی می توان با ظرافت بیشتری برای یک منظور استفاده کرد.
مرحله 4. از سیستم رنگ خود برای ایجاد زیرگروه در کشوهای خود استفاده کنید
به عنوان مثال ، کشوی مواد اطلاعاتی ممکن است به پوشه هایی مانند "راهنمای الکترونیک" ، "راهنمای ابزار قدرت" و "راهنمای تامین تمیز کردن" تقسیم شود.
مرحله 5 اگر منطقی نیست سیستم خود را تغییر دهید
پس از یک یا دو ماه استفاده ، از تغییر مواردی که برای شما کار نمی کند ، نترسید. فایل های مختلف را به جلو منتقل کنید یا دسته هایی را که تشخیص آنها از یکدیگر دشوار است تقسیم کنید. به یاد داشته باشید که کابینه پرونده شما یک سیستم برای شما است و باید با جریان کار شما مطابقت داشته باشد.
قسمت 4 از 4: حفظ سازمان
مرحله 1. برای سازماندهی ماندن پیشقدم باشید
به محض ورود به اسناد و اسناد توجه فوری داشته باشید و هنگامی که با آنها برخورد کردید ، فوراً آنها را ثبت کنید.
مرحله 2. صندوق ورودی را روی میز منزل یا محل کار خود تنظیم کنید
یکبار در روز به نامه های دریافتی خود نگاه کنید. از این طریق هیچ چیزی را از دست نخواهید داد و انباشته نمی شود. به نظر نمی رسد که پرونده سازی آنقدر سخت باشد که هر بار کمی انجام می شود.
مرحله 3. کابینت خود را مرتب مرتب کنید
سازماندهی مجدد سالانه توصیه می شود ، و حتی اگر تعداد زیادی فایل دارید ، می توانید آن را به صورت سه ماهه تمیز کنید. منبع اصلی بهم ریختگی در تشکیل کابینت اسناد قدیمی است که دیگر به آنها احتیاج ندارید ، بنابراین موارد قدیمی را در صورت لزوم تصفیه و خرد کنید.
مرحله 4. تبدیل برخی از فایل های خود به رسانه دیجیتال را در نظر بگیرید
هرچه می توانید اسناد بیشتری را در قالب دیجیتال نگهداری کنید ، درهم ریختگی فیزیکی کمتری در یک کابینه بایگانی خواهید داشت. نامزدهای خوب برای اسکن شامل رسید ، مدرک اهدا یا صورت حساب بانکی هستند. برخی از آنها حتی ممکن است از قبل به صورت آنلاین در دسترس باشند.
مرحله 5. یک سند اصلی بسازید
در سند ، نحوه عملکرد سیستم پرونده سازی خود و محل قرارگیری موارد را توضیح دهید. در صورت بروز مشکل اضطراری یا پیش بینی نشده ، دیگران باید بدانند چگونه به دنبال پرونده های شما باشند.
نکات
- در صورت داشتن فرزندان کنجکاو یا اعضای خانواده کنجکاو ، کابینت های پرونده خود را قفل نگه دارید.
- اگر با باز کردن قفل مشکلی دارید ، نحوه انتخاب قفل کابینت پرونده را ببینید.
- اگر نگران هستید که پرونده پرونده به اندازه کافی ایمن نباشد ، اسناد بسیار حساس مانند شناسنامه یا سند مالکیت را در صندوق امانات یا جعبه سند ضد آتش ذخیره کنید.
هشدارها
- اگر در منطقه زلزله خیز زندگی می کنید ، کابینت ها را به دیوار پایدار بچسبانید. این امر باعث می شود که آنها در هنگام وقوع حادثه لرزه نگاری بر روی یک شخص نیافتند یا در را مسدود نکنند.
- فایل های خود را با دقت بارگذاری کنید. اگر کشوی بالایی پر باشد و کشوهای زیر آن خالی باشد ، ممکن است واژگون شود.
