موارد کمی برای یک دفتر کار روان و مهمتر از یک سیستم بایگانی است که کار می کند. این که آیا شما تنها شخصی هستید که به پرونده ها دسترسی دارید یا با کارکنان خود به اشتراک می گذارید ، سیستم پرونده ای که انتخاب می کنید باید سازماندهی شده باشد تا همه بتوانند آنچه را که بدنبال آن هستند پیدا کنند. اگر استفاده از سیستم بایگانی دشوار است ، از ترس از بین رفتن آنها در پرونده ها به کاغذها آویزان می شوید و به زودی انبوهی از کاغذها روی میز شما قرار می گیرند.
مراحل
مرحله 1. در مورد سیستم بایگانی تصمیم بگیرید
هر چه باشد ، باید منطقی باشد ، بنابراین دقیقاً می دانید که هر تکه کاغذ کجاست. گزینه های شما عبارتند از:
- بر اساس حروف الفبا این سیستم زمانی بهترین حالت را دارد که اکثر پرونده های شما نام مشتریان ، بیماران یا مشتریان باشد.
- موضوع یا دسته: اکثر سیستم های فایل بر اساس موضوع یا دسته بندی سازماندهی می شوند ، که وقتی به درستی تنظیم شوند به خوبی کار می کنند ، اما در غیر این صورت نیز می توانند گیج کننده ترین باشند.
- عددی/تقویمی. این بهترین حالت زمانی است که فایل های شما عمدتا از مطالب شماره گذاری شده یا تاریخ دار ، مانند سفارشات خرید یا رسیدها تشکیل شده باشد.
مرحله 2. کشوهای فایل خود را با پوشه های آویزان پر کنید
پوشه های آویزان هرگز برداشته نمی شوند و به عنوان نگهدارنده محل پاکت های مانیل عمل می کنند که از کشو خارج می کنید.
مرحله 3. مقالات خود را بر اساس دسته بندی بر اساس دسته بندی کنید
اگر یک توده بیش از یک یا دو اینچ بلند شد ، آن را به زیر شاخه ها تقسیم کنید. اگر یک توده خیلی نازک است ، آن را با شمع دیگری ترکیب کنید و نام آن را تغییر دهید. نام شمع ها باید به راحتی تعیین کند که هر تکه کاغذ در کدام توده قرار می گیرد.
مرحله 4. هر شمع را در یک پوشه مانیل قرار داده و برچسب آن را به وضوح بزنید
بهتر است از پوشه هایی با زبانه هایی که در مرکز قرار دارند استفاده کنید نه اینکه مورب باشند زیرا باعث می شود فایل ها مرتب تر به نظر برسند.
مرحله 5. پوشه های مانیل را در پوشه های آویزان قرار دهید
برای اکثر فایل ها ، پوشه های معمولی آویزان کار می کنند ، اما برای فایل های ضخیم یا پرونده هایی که باید به زیر گروه ها تقسیم می شدند ، از پوشه های پایین جعبه استفاده کنید. شما می توانید پوشه ها را هرطور که می خواهید سفارش دهید ، اما اکثر مردم در این مرحله از سیستم حروف الفبا استفاده می کنند.
مرحله 6. پوشه های آویزان را با نام های مشابه پوشه های مانیل برچسب گذاری کنید
همه زبانه های پلاستیکی را در سمت چپ پوشه قرار دهید مگر اینکه از کابینت جانبی فایل استفاده کنید. برای فایل های جانبی ، که وقتی کشو را باز می کنید از چپ به راست اجرا می شوند تا از جلو به عقب ، زبانه ها را در سمت راست قرار دهید.
مرحله 7. تعدادی پوشه حلق آویز و مانیل را در نزدیکی فایل ها قرار دهید تا در صورت مشاهده یک تکه کاغذ که متعلق به پوشه موجود نیست ، به راحتی یک پوشه اضافه کنید
از پوشه های خیلی ضخیم یا خیلی نازک خودداری کنید. اگر تصمیم گرفتید که نیاز به دسته بندی مجدد دارید ، ممکن است بخواهید پوشه ها را مجدداً برچسب گذاری کرده و مقاله ها را دوباره توزیع کنید.
مرحله 8. در پایان سال ، همه پوشه ها را بردارید ، پوشه های تازه مانیل را با همان دسته بندی برچسب گذاری کرده و آنها را در پرونده ها قرار دهید
پوشه های قدیمی را مرور کنید تا ببینید آیا چیزی نیاز به انتقال به فایل های فعلی دارد یا خیر ، و بقیه را در بایگانی خود قرار دهید.
نکات
ممکن است وسوسه شوید که فایل های خود را رنگ آمیزی کنید ، از رایانه خود برای چاپ برچسب فایل استفاده کنید یا در غیر این صورت فایل های خود را جذاب تر کنید. با این حال ، هنگامی که مجبور به ایجاد تغییراتی مانند افزودن یک پوشه هستید ، اگر متوجه شدید که از پوشه های رنگی مناسب استفاده نمی کنید یا مجبورید برچسب فایل را دست نویس کنید ، ناراضی خواهید بود. بهتر است همه چیز ساده باشد
هشدارها
- هرگز برای مواردی که نمی توانید دسته بندی کنید ، توده متفرقه ایجاد نکنید ، زیرا همه چیز به آنجا ختم می شود.
- هنگامی که یک سیستم تشکیل پرونده ایجاد کردید ، باید از پرونده خود پیروی کنید. هر روز وقت بگذارید تا کاغذها را از روی میز خود بردارید و آنها را ثبت کنید. در برابر وسوسه قرار دادن یک سبد بایگانی عمیق در بالای پرونده های خود مقاومت کنید ، زیرا شما فقط آن را پر کرده و تبدیل به یک فایل دیگر می شود.
