بایگانی بر اساس حروف الفبا یک روش اساسی برای سازماندهی اسناد است که به شما امکان می دهد سریعاً پرونده های شخصی و تجاری خود را ذخیره ، دسترسی و مدیریت کنید
با پیاده سازی پرونده های الفبایی در زندگی خود ، اطمینان حاصل می کنید که همه اسناد محافظت شده و در دسترس هستند. قوانین زیادی در مورد نحوه بایگانی الفبایی به زبان انگلیسی برای حفظ سیستم بایگانی معقول وجود دارد. خوشبختانه ، شروع به کار با اسناد جدید ساده است و در صورت نیاز به سازماندهی مجدد ، تغییر چندان دشواری نیست!
مراحل
قسمت 1 از 2: بایگانی بر اساس حروف الفبا
مرحله 1. در مورد سیستم الفبایی مورد استفاده تصمیم بگیرید
حتی چیزی که به ظاهر ساده مانند پرونده الفبایی است ، چندین گزینه را برای انتخاب ارائه می دهد. مهم این است که یک سیستم را انتخاب کرده و به طور مداوم از آن استفاده کنید.
- بایگانی نامه به حرف ، هر حرف را در هر کلمه به ترتیب ظاهر در نظر می گیرد و فاصله بین کلمات را نادیده می گیرد.
- بایگانی کلمه به کلمه موارد را بر اساس حرف اول هر کلمه پی در پی سفارش می دهد.
- تکمیل واحد به واحد ، هر کلمه ، اختصار و اولیه را در نظر می گیرد و موارد را طبق این موارد سفارش می دهد. سیستم واحد به واحد به طور کلی توصیه می شود.
مرحله 2. اقلام گروه بندی کنید
پس از در اختیار داشتن همه موارد مورد نیاز برای فایل ، تصمیم بگیرید که چگونه می خواهید پرونده ها را گروه بندی کنید. شما می توانید قالب فرهنگ لغت را انتخاب کنید ، که در آن همه فایلها بدون توجه به نوع فایل یا مواردی که در آن قرار دارند به ترتیب حروف الفبا قرار می گیرند. همچنین می توانید از قالب دایره المعارف استفاده کنید ، که در آن اقلام بر اساس نوع یا موضوع گروه بندی شده اند ، و سپس هر گروه به ترتیب حروف الفبا مرتب شده است.
اگر تعداد زیادی اقلام مختلف برای تهیه (دستور العمل ، رسید مالیاتی ، نامه و غیره) دارید ، استفاده از قالب دانشنامه می تواند مفید باشد. ابتدا موارد را بر اساس نوع گروه بندی کنید ، سپس موارد موجود در هر گروه را به ترتیب حروف الفبا مرتب کنید. گروه ها را با استفاده از تقسیم کننده ها یا کدگذاری رنگ از هم جدا نگه دارید
مرحله 3. فایل های خود را فهرست بندی کنید
نمایه سازی نحوه قرار دادن هر بخش از عنوان در واحد صحیح است. برای فهرست بندی موارد قبل از ثبت آنها ، باید عناصر نام هر مورد را تجزیه کرده و یک نام جدید حروف الفبا ایجاد کنید ، که ممکن است با نام استاندارد متفاوت باشد. مثلا:
- فرض کنید موارد زیر را باید برای فهرست بندی و ثبت کنید: مقاله ای در مورد aardvarks با عنوان "تغذیه شبانه از Aardvarks" ، بیوگرافی متخصص برجسته aardvark Jane A. Doe و یک بروشور تبلیغاتی برای نمایشگاه aardvark باغ وحش دیترویت.
- زندگینامه جین A. Doe با عنوان "Doe، Jane A." نمایه می شود ، زیرا نام خانوادگی در تشکیل پرونده حرف اول را می زند. این نامه تحت حرف "D." ثبت می شود.
- اگر گروه بندی به سبک فرهنگ لغت را انتخاب کنید ، مقاله "تغذیه شبانه Aardvarks" را می توان به صورت فهرست بندی کرد. می توان آن را با استفاده از این گروه بندی تحت حرف "N" (برای "شبانه") ثبت کرد.
- از طرف دیگر ، می توانید "تغذیه شبانه Aardvarks" را به عنوان "Aardvarks ، تغذیه شبانه" فهرست بندی کنید. اگر از گروهی به سبک دائرclالمعارف استفاده می کنید و فقط پرونده های مربوط به aardvarks را ثبت نمی کنید ، این امر منطقی خواهد بود. سپس مورد تحت "A." ثبت می شود.
- بروشور تبلیغاتی را می توان با عنوان "Aardvarks، نمایشگاه (باغ وحش دیترویت) نمایه کرد." اگر انتظار داشته باشید که چندین ماده در نمایشگاه aardvark داشته باشید ، این امر منطقی خواهد بود-به عنوان مثال ، ممکن است مورد دیگری را نیز به عنوان "Aardvarks ، نمایشگاه (Toledo باغ وحش)"
- متناوبا ، بروشور تبلیغاتی را می توان با عنوان "باغ وحش دیترویت (نمایشگاه Aardvark)" فهرست بندی کرد. موقعیت جغرافیایی
مرحله 4. فایلها را بر اساس نام فهرست بندی شده به ترتیب حروف الفبا مرتب کنید
قاعده کلی برای بایگانی بر اساس حروف الفبا این است که موارد را به ترتیب از A (اول) تا Z (آخرین) مرتب کنید. برای تمایز بین موارد مختلف و سفارش موارد جداگانه ، از اطلاعات ویژه ای استفاده کنید. برای مثال:
- ترتیب فایل های فهرست بندی شده شما در مرحله قبل می تواند (بسته به سیستم مورد استفاده شما) باشد: "Doe، Jane A."، "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)" و "Nocturnal Feeding of Aardvarks" OR "Aardvarks ، نمایشگاه (باغ وحش دیترویت) ، "Aardvarks ، تغذیه شبانه ،" و "Doe، Jane A."
- یک فایل برای "Wallaby" بعد از یک فایل برای "Emu" می آید. یک فایل برای "کانگورو" در بین و فایل "Aardvark" قبل از یکی برای "خرس" و دیگری برای "Emu" قرار می گیرد. این دستور فایل زیر را به شما می دهد: "Aardvark" ، "Bear" ، "Emu" ، "Kangaroo" ، "Wallaby".
- اگر سپس یک فایل برای "مورچه خوار" اضافه کنید ، پس از هر پرونده ای برای "Aardvark" اضافه می شود. از آنجا که هر دو با حرف "A" شروع می شوند ، برای تعیین ترتیب ، باید به حرف دوم هر کلمه (به ترتیب "N" و "A") نگاه کنید و سپس پرونده ها را بر اساس آن ترتیب دهید. دستور جدید این است: "Aardvark" ، "Antevater" ، "Bear" ، "Emu" ، "Kangaroo" ، "Wallaby".
مرحله 5. پوشه های فایل خود را برچسب گذاری کنید
برای سهولت مکان یابی موارد ، هر پوشه پرونده را با نام فهرست بندی شده مورد (موارد) موجود در آن برچسب گذاری کنید. این کار همچنین معرفی فایل های جدید را به ترتیب مناسب آسان می کند.
- موارد را در پوشه ای که برای آنها تعیین شده است قرار دهید.
- همچنین ممکن است رنگ آمیزی فایل های خود برای بهبود قابلیت استفاده مفید باشد. به عنوان مثال ، اگر از گروهی به سبک دائرclالمعارف استفاده می کنید ، به هر گروه یک رنگ جداگانه بدهید و هر مورد/فایل را در هر گروه با رنگ مربوطه برچسب گذاری کنید.
مرحله 6. سیستم نمایه سازی و بایگانی را مستند کنید
با سیستم نمایه سازی و بایگانی خود ، هر چه باشد سازگار باشید. اطمینان حاصل کنید که هرکسی به فایلها دسترسی دارد از سیستم آگاه است. به عنوان مثال ، می توانید یک سند ایجاد کنید و به اشتراک بگذارید که قوانین سیستم پرونده سازی شما را مشخص کند. این به همه کمک می کند تا بتوانند از سیستم بایگانی به نحو احسن استفاده کنند.
مرحله 7. موارد جدید را به درستی فایل کنید
با توجه به سیستمی که استفاده می کنید ، فایل ها را بر اساس نام فهرست بندی شده و ترتیب حروف الفبا در کابینت قرار دهید. فایلهای فعلی را در صورت نیاز برای قرار دادن فایلهای جدید در محل مناسب تغییر دهید.
قسمت 2 از 2: رسیدگی به موارد خاص
مرحله 1. موارد را تحت شرایط مهم خود ثبت کنید
گاهی اوقات ، صرف نظر از ترتیب ظاهر شدن کلمات در عنوان یا نام ، منطقی است که موارد را بر اساس کلمات کلیدی ثبت کنید. این اطمینان می دهد که یک فایل را می توان با منطقی ترین اصطلاح نمایه سازی و قرار داد. برای مثال
"اولین بانک شیکاگو" می تواند فهرست بندی شود و به عنوان "شیکاگو ، اولین بانک" ثبت شود. "شیکاگو" اصطلاح کلیدی در این ورودی است ، نه "اول" یا "بانک" ، به خصوص اگر موارد دیگری با نام های مشابه ، مانند "اولین بانک توسا" یا "شیکاگو بانک و تراست" داشته باشید
مرحله 2. نامها را بر اساس نام خانوادگی سفارش دهید
استانداردهای معمول بایگانی افراد را با نام خانوادگی فهرست بندی می کنند ، زیرا نام خانوادگی اصطلاح مهمی محسوب می شود.
- بنابراین ، "Jane A. Doe" فهرست بندی و با عنوان "Doe، Jane A." ثبت می شود.
- عنوانها (دکتر ، خانم ، سرگرد و …) را در انتها قرار دهید. "دکتر. برای مثال ، جین A. Doe نمایه می شود و با عنوان "Doe، Jane A.، Dr." فهرست بندی می شود.
- به طور کلی ، نام ها را به صورت املایی ، حرف به حرف ترتیب دهید. به عنوان مثال ، "مک دونالد" قبل از "مک دونالد" قرار می گیرد. به همین ترتیب ، "D" ، "L" ، "Le" ، "de" و غیره به عنوان بخشی از نام در نظر گرفته می شوند ، نه واحدهای جداگانه. به عنوان مثال ، پرونده های "Heinlein" ، "Le Guin" "L'Engle" و "Wolfe" را به این ترتیب (و نه به عنوان "L'Engle ،" Le Guin "،" Heinlein "،" Wolfe ") سفارش دهید.
- یک استثناء رایج در مورد این قوانین در مورد نام ها زمانی است که نام فرد بخشی از نام یک شرکت یا سازمان باشد. در این موارد ، نام فرد را به عنوان واحدهای درون نام کسب و کار تلقی کنید. به عنوان مثال ، "Jane A. Doe Pest Control" تحت عنوان "J" ثبت می شود و به عنوان "Doe، Jane A. Pest Control" فهرست نمی شود.
مرحله 3. مقاله ها ، حروف ربط و حروف اضافه را نادیده بگیرید
مقالات (مانند "a" ، "an" و "the") ، ربط ها (مانند "و" ، "اما" و "یا") ، و حروف اضافه (مانند "برای" ، "از" ، و "در") به طور کلی هنگام فهرست بندی و بایگانی بر اساس حروف الفبا حذف می شوند ، زیرا اصطلاحات مهمی در نظر گرفته نمی شوند. این حتی زمانی که آنها ابتدا نام یک مورد را تشکیل می دهند ، صادق است. برای مثال:
- "بررسی شیوه های تغذیه Emu" در "E" ، برای "Emu" (کلمه مهم در عنوان این مورد) ، به جای "A" برای "an" ثبت شده است.
- "Doe and Smith Pest Control" پس از "Doe، Jane A." ثبت می شود. هر دو نام فهرست بندی شده با کلمه "Doe" شروع می شوند ، بنابراین شما برای تعیین ترتیب پرونده به عبارت مهم بعدی در هر کدام (به ترتیب "اسمیت" و "جین") می روید. کلمه "و" را نادیده بگیرید زیرا معنی دار نیست.
مرحله 4. با اختصارات طوری رفتار کنید که انگار املای آنها نوشته شده است
هنگام فهرست بندی و ثبت موارد ، ممکن است با اختصارات مانند "Mfg" روبرو شوید. (برای "تولید") یا "Inc." (برای "گنجانیده شده"). به طور کلی ، شما باید موارد را فهرست بندی و فایل کنید ، انگار که این اختصارات نوشته شده اند ، نه فقط به عنوان رشته حروف.
به عنوان مثال ، "معدن جین A. Doe Mining Company" پس از "Jane A. Doe Mfg" ثبت می شود
مرحله 5. معمولاً اعداد را بایگانی کنید
هنگام ثبت موارد به صورت الفبایی ، ممکن است با اعداد در عنوان آنها روبرو شوید. به طور کلی ، شماره پرونده ها را معمولاً بجای اینکه انگار املایی هستند ، بنویسید. اعداد نیز قبل از حروف ثبت می شوند.
- به عنوان مثال ، "3M Company" قبل از "100 ایده تجاری عالی" ثبت می شود (از آنجا که "3" قبل از "100" می آید).
- "ایده های تجاری عالی" و "رهبران تجاری بزرگ" پس از "100 ایده تجاری عالی" ثبت می شوند ، زیرا اعداد قبل از حروف مرتب شده اند.
- اعدادی که قبلاً نوشته شده اند به جای کلمه به عنوان کلمه تلقی می شوند. به عنوان مثال ، موارد "100 رهبر بزرگ تجارت" ، "ایده های تجاری عالی" و "دو صد ایده تجاری عالی" را به ترتیب ترتیب دهید.
- اما اگر برای اهداف تشکیل پرونده شما مفید باشد ، می توانید یک استثنا قائل شوید و همیشه اعداد را طوری بنویسید که انگار آنها نوشته شده اند.
مرحله 6. با هر کاراکتر خاصی برخورد کنید
هر نویسه غیر الفبایی یا غیر عددی که هنگام فهرست بندی و ثبت موارد با آن مواجه می شوید باید در نظر گرفته شود. با این حال ، نحوه کار با این شخصیت ها بستگی به نوع آنها دارد:
- به طور کلی هنگام فهرست بندی و ثبت موارد ، علائم نگارشی (مانند آپوستروف ، نقطه و کاما) نادیده گرفته می شود. به عنوان مثال ، "بهترین قهوه واشنگتن" ، و "نمایشگاه ایالت واشنگتن" را به ترتیب ترتیب دهید.
- دیاکریتیک ها بدون حرف دیاکریتیک به عنوان نامه مربوطه رفتار می شوند. به عنوان مثال ، پرونده "laclair" را به عنوان "Eclair" و "Über" را به عنوان "Uber" ثبت کنید. استثنا در این مورد زمانی است که شما مطابق با الفبای زبانی که از دیاکریتیک استفاده می کند ، پرونده سازی می کنید ، در این صورت باید ترتیب الفبایی معمولی آن زبان را دنبال کنید.
مرحله 7. در صورت لزوم از قانون کلی "هیچ چیز قبل از چیزی" استفاده نکنید
به طور کلی ، هنگام پر کردن حروف الفبا ، فضاها (از جمله علائم نگارشی و سایر عناصری که حذف شده اند) نادیده گرفته می شوند. با این حال ، در مواردی که مواردی دارید که به همان ترتیب شروع می شوند ، از یک فاصله یا قانون "هیچ چیز قبل از چیزی" برای تعیین ترتیب پرونده استفاده کنید.
- به عنوان مثال ، پرونده "North East Bank" ، "North East Manufacturing" و "Northeast Bank" را به ترتیب ترتیب دهید.
- به همین ترتیب ، "دو ، جین A." باید قبل از "Doe، Jane A.، Dr." ثبت شود
مرحله 8. در صورت لزوم ، فایلها را با اطلاعات دقیق تر تشخیص دهید
در موارد نادر ، اطلاعات الفبایی برای تعیین ترتیب پرونده ها کافی نیست. در این موارد ، شما باید از اطلاعات بیشتر برای فهرست بندی و سفارش موارد استفاده کنید. این اطلاعات اضافی را در پرونده های مربوطه علامت گذاری کنید تا به شما در تشخیص آنها کمک کند. برای مثال:
- اگر اقلامی برای دو فرد مختلف به نام Jane A. Doe داشتید ، می توانید آنها را تا تاریخ تولد سفارش دهید. بنابراین پرونده "Doe، Jane A. (متولد 1853)" قبل از پرونده "Doe، Jane A. (متولد 1967) قرار می گیرد.
- همچنین می توانید مواردی را با توجه به موقعیت جغرافیایی سفارش دهید تا نیاز به تمایز قائل شوید. اگر پرونده هایی برای سه بانک مختلف در سه مکان مختلف دارید و هر بانک "First United Bank and Trust" نام دارد ، می توانید آنها را به ترتیب حروف الفبا به ترتیب "First United Bank and Trust (Georgia)" ، "First United Bank and Trust (اوکلاهما) ، "و" First United Bank and Trust (داکوتای جنوبی)."
- به همین ترتیب ، اگر اقلامی برای دو خرس مختلف یا انواع خرس داشتید ، آنها را بیشتر بر اساس گونه ها ، موقعیت جغرافیایی و غیره متمایز می کنید. به عنوان مثال ، ممکن است پرونده هایی با عنوان "خرس ، قهوه ای" و "خرس ، گریزلی" داشته باشید (به ترتیب) ، یا پرونده های "خرس (اروپایی)" و "خرس (آمریکای شمالی)" (به ترتیب).
مرحله 9. استثنائات و قوانین ویژه را منتشر کنید
اطمینان حاصل کنید که همه کسانی که از فایل های شما استفاده می کنند از هرگونه استثنا در دستورالعمل های استاندارد که در سیستم پرونده سازی شما لحاظ شده اند مطلع هستند. این امر به شما اطمینان می دهد که همه می توانند از سیستم بایگانی به درستی و کارآمد استفاده کنند.
