3 راه برای به حداکثر رساندن فضای میز اداری

فهرست مطالب:

3 راه برای به حداکثر رساندن فضای میز اداری
3 راه برای به حداکثر رساندن فضای میز اداری
Anonim

هنگامی که میز شما آشفته است ، می توانید کارهایی را که باید انجام دهید ، بسیار دشوارتر کند. وسایل الکترونیکی روی هم انباشته می شوند ، کاغذها در همه جا پخش می شوند و کل میز کار پر از اقلام بلااستفاده می شود که فقط مانع کار می شوند. با این وجود ، با چند ابزار جدید و کمی سازماندهی ، می توانید چیدمان میز اداری خود را با پیکربندی جدیدی که کارایی را افزایش داده و بی نظمی را از بین می برد ، به طور کامل تغییر دهید. نکته اصلی در استفاده صحیح از فضای موجود و ایجاد فضای جدید در جایی است که بیشترین نیاز را دارید.

مراحل

روش 1 از 3: کاهش بی نظمی

گام 1: افزایش فضای میز اداری
گام 1: افزایش فضای میز اداری

مرحله 1. سطل زباله و اقلام غیر ضروری را دور بریزید

تصفیه کامل همه موارد مزاحم ، اضافی یا بی ربط را که میز شما را شلوغ کرده است آغاز کنید. این شامل اسناد قدیمی ، نامه های ناخواسته ، جعبه های خالی و لوازم اداری قدیمی یا استفاده نشده ، و همچنین آشفتگی های آشکارتر مانند بسته های غذایی است.

  • در حالی که میز کار خود را تمیز می کنید ، تا جایی که می توانید بدون آن کارهای خود را کنار بگذارید. هرچه بیشتر دور بریزید ، فضای بیشتری برای انجام کارهای واقعی باقی می ماند.
  • یک سطل زباله را کنار میز خود بگذارید تا زباله ها همچنان روی هم جمع نشوند.
گام 2: افزایش فضای میز اداری
گام 2: افزایش فضای میز اداری

مرحله 2. تصمیم بگیرید که چه چیزی باید روی دسکتاپ شما بماند و چه چیزی نیست

اقلام باقیمانده را بر اساس اهمیت آنها در کار و تعداد دفعات استفاده از آنها به گروه ها طبقه بندی کنید. وسایلی که هر روز از آنها استفاده می کنید می توانند در سازماندهی رومیزی معقول چیده شوند یا در کشوهای دور از دسترس قرار داده شوند ، در حالی که اقلام غیر ضروری باید به مکانی دور از دسترس منتقل شوند یا به طور کامل دور ریخته شوند.

  • اگر از این که چگونه می توانید بهترین کار را بکنید خسته شده اید ، با قرار دادن مواد کاری خود از 1 تا 4 بر اساس فوریت آنها شروع کنید. مواردی که رتبه 1 را دریافت می کنند می توانند روی میز کار باقی بمانند. مواردی با رتبه 2 می توانند در کشو قرار بگیرند. کسانی که دارای 3 عدد هستند باید در سازمان دهنده های جداگانه قرار داده شوند و کسانی که دارای 4 عدد هستند می توانند در انبار قرار گیرند.
  • برای افزایش فضای کلی خود ، باید رویکردی متمرکز و مینیمالیستی نسبت به انواع چیزهایی که در اطراف خود نگه می دارید ایجاد کنید.
گام سوم: حداکثر کردن فضای میز اداری
گام سوم: حداکثر کردن فضای میز اداری

مرحله 3. به مبلمان ساده تر حجم دهید

ممکن است مواردی را روی میز خود داشته باشید که ضروری می دانید اما با این وجود بیش از سهم عادلانه خود در فضای کار را اشغال می کنند. اشیاء بزرگ ، سنگین یا عجیب و غریب را دوباره ارزیابی کنید و ببینید آیا ارزش جایگزینی آنها با نسخه های کوچکتر و م spaceثرتر در فضا را دارد. به عنوان مثال ، ممکن است بتوانید منبع نوری جمع و جورتر را برای جایگزینی یک چراغ رومیزی قدیمی و بزرگ انتخاب کنید.

  • این امر بهانه ای مفید برای خرید اندکی برای شما خواهد بود-انواع محصولات اداری که امروزه به فروش می رسند در مقایسه با نمونه های قدیمی تر خود ، کوچکتر و براق تر هستند.
  • به دنبال مواردی باشید که کاربردهای متعددی دارند ، مانند سبد چاپگر که به عنوان جعبه بایگانی عمل می کند یا پلاک نامی که قلم نیز در آن قرار دارد.
گام 4: افزایش فضای میز اداری
گام 4: افزایش فضای میز اداری

مرحله 4. وسایل شخصی را کاهش دهید

در حالی که می تواند برای روحیه شما مفید باشد که چند عکس از فرزندان خود یا هنرهای مختلف فرهنگ پاپ را در محیط کار خود نگه دارید ، اما بسیاری از این اشیا شروع به اشغال فضای میز ارزشمند می کنند. آنها همچنین می توانند به راحتی باعث حواس پرتی شوند ، زیرا وسوسه می شوید در طول روز آنها را متوقف کرده و تحسین کنید.

  • وسایل شخصی خود را به تعداد انگشت شماری از وسایل کوچک محدود کنید ، مانند یک عکس سگ خانوادگی با قاب یا یک تپانچه گارفیلد.
  • دستورالعمل های تزئین کارفرمای خود را مرور کنید تا بدانید که چقدر خوب است نگه دارید.
گام پنجم: حداکثر کردن فضای میز اداری
گام پنجم: حداکثر کردن فضای میز اداری

مرحله 5. فضای زیادی برای کار بگذارید

قسمت مرکزی میز شما باید برای رایانه یا اسناد مهم شما ذخیره شود. یک قسمت کوچک را به یک طرف میز تقسیم کنید و از آن برای تکمیل مدارک استفاده کنید. به خودتان مقدار زیادی آرنج بدهید تا در حین انجام کارهای روزانه احساس خفگی نکنید.

از رها کردن اجسام دیگر به فضایی که برای کارهای اصلی خود اختصاص داده اید خودداری کنید

روش 2 از 3: استفاده بهینه از فضای ذخیره سازی خود

گام 6: حداکثر کردن فضای میز اداری
گام 6: حداکثر کردن فضای میز اداری

مرحله 1. از کشوهای خود استفاده کنید

وسایل اصلی خود و اقلام پرکاربرد خود را در کشوهای بالا قرار دهید تا در دست شما باشند. این شامل مواردی مانند نوشتن وسایل ، پاکت ها ، فرم های مهم و پوشه های فایل است. کشوهای پایینی را برای منابع پشتیبان ، مواد مرجع و اسنادی که فقط باید گاهگاهی به آنها نگاه کنید ذخیره کنید. کمی وقت اضافی برای سازماندهی محتویات کشوهای میز خود بگذارید تا بدانید همه چیز دقیقاً در کجا مورد نیاز است.

  • کاغذ کپی ، پر کردن کارتریج چاپگر ، قلم جوهر ، منگنه و سایر مواردی را که تمایل دارید به سرعت از آنها استفاده کنید ذخیره کنید
  • کشوها مخصوصاً در معرض خطر بی نظمی هستند. هر دو هفته کشوها را مرور کرده و از شر هر چیزی که نیازی به آن ندارید و کارایی چیدمان میز شما را مختل می کند ، خلاص شوید.
گام هفتم: افزایش فضای میز اداری
گام هفتم: افزایش فضای میز اداری

مرحله 2. در سازماندهی کشو سرمایه گذاری کنید

تمام کشوها در جهان هیچ فایده ای برای شما ندارند ، اگر کشوها خودشان یک آشفته آشفته باشند. به سادگی اجتناب از پرتاب کردن وسایل به میز خود را متوقف کنید و در عوض از یک کشو جداکننده جداکننده استفاده کنید که کار مرتب سازی و ذخیره سازی را برای شما انجام می دهد. سازمان دهندگان اختصاصی روز به روز مفید خواهند بود ، زیرا به شما این امکان را می دهند که لوازم خود را به هر نحوی که مناسب می دانید جدا کرده و در کنار هم در یک مکان نگه دارید.

  • قسمت های مختلف سازماندهنده کشو را برچسب گذاری کنید تا محتویات آن بلافاصله قابل تشخیص باشد.
  • برای میزهای مخصوص بزرگ یا کامل ، سعی کنید با چندین سازمان دهنده در اندازه ها و پیکربندی های مختلف که برای پیگیری منابع شما مناسب است ، کار کنید.
گام هشتم: حداکثر کردن فضای میز اداری
گام هشتم: حداکثر کردن فضای میز اداری

مرحله 3. یک مکان اختصاصی برای دستگاه های الکترونیکی در نظر بگیرید

اگر لپ تاپ ، رایانه لوحی یا تلفن هوشمند شما نقش اساسی در کار شما دارد ، با خیال راحت آنها را کنار بگذارید ، اما آنها را در یک گوشه یا کشوی مخصوص جدا کنید. به این ترتیب ، آنها در نهایت روی میز کار پخش نمی شوند. سعی کنید به یکباره به تعداد زیادی از وسایل تکیه نکنید ، زیرا آنها به سرعت می توانند به جای تشویق به یک تشدید تبدیل شوند.

  • یک "ایستگاه شارژ" را در نزدیکی یک پریز یا نوار برقی نصب کنید که در آن دستگاه های شما می توانند به برق متصل شده و آماده استفاده باشند.
  • به طور کلی ، بهتر است فقط در مواقع ضروری از دستگاه های دیجیتال خود استفاده کنید. وسایل الکترونیکی نیز باعث بهم ریختگی ذهنی زیادی می شوند.
گام نهم حداکثر کردن فضای میز اداری
گام نهم حداکثر کردن فضای میز اداری

مرحله 4. کیف ها و کیف ها را از راه دور نگه دارید

کوله پشتی ، کیف پول ، کیف لپ تاپ ، جعبه ناهار و سایر حامل ها حجیم هستند و فضای زیادی را اشغال می کنند ، بنابراین پوشاندن میز کار با آنها منطقی نیست. این لوازم جانبی را در جای دیگری ، ترجیحاً در کنار یا زیر میز کار خود قرار دهید ، جایی که بدون هیچ مانعی در دسترس آنها باشد. سعی کنید وسایل مورد نیاز خود را تا جایی که ممکن است در راه کار روزانه قرار دهید.

  • اگر شرکت شما آنها را ارائه می دهد ، از قفسه ها یا اتاق های شکستن برای نگهداری وسایل شخصی استفاده کنید.
  • هنگام ذخیره لوازم جانبی بزرگتر در سطح کف ، سعی کنید از راه رفتن موجود جلوگیری نکنید.

روش 3 از 3: معرفی ابزارها و منابع جدید

گام دهم: حداکثر کردن فضای میز اداری
گام دهم: حداکثر کردن فضای میز اداری

مرحله 1. روی یک سینی کاغذ سرمایه گذاری کنید

اگر در حال حاضر از سینی کاغذ استفاده نمی کنید ، هم فضای مهم میز و هم یک ابزار سازماندهی ارزشمند را از دست می دهید. سینی های کاغذ دارای سطوح متعددی هستند که می توانید از آنها برای تقسیم اسناد ورودی ، خروجی و در حال پیشرفت استفاده کنید ، که گردش کار شما را بسیار ساده می کند. این بدان معناست که دیگر مجبور نخواهید بود یک دسته کاغذ بی نظم را کاوش کنید.

  • پیاده سازی دو سینی جداگانه را در نظر بگیرید: یکی برای کار فعلی و دیگری برای فایل هایی که به آنها نیاز ندارید اما هنوز بایگانی نشده اید.
  • همچنین می توانید از یک سینی کاغذ برای مرتب سازی و پاسخ دادن به نامه های بی پاسخ که روی هم انباشته شده اند ، استفاده کنید.
گام یازدهم حداکثر فضای میز اداری
گام یازدهم حداکثر فضای میز اداری

مرحله 2. اسناد را در جعبه ها ذخیره کنید

مقاله هایی که روزانه به آنها احتیاج ندارید می توانید سفارش دهید ، منگنه کنید یا در پوشه های مانیل قرار دهید و در جعبه های ذخیره سازی با برچسب قرار دهید. سپس می توانید مکانی برای این جعبه ها در اطراف میز کار یا دفتر خود یا در محل ذخیره سازی اسناد مشخص شرکت خود پیدا کنید.

  • جعبه های ذخیره از اسناد مهم در برابر آسیب ، نشت و تصادفی بی جا یا پرتاب شدن به بیرون محافظت می کنند.
  • اطمینان حاصل کنید که همه جعبه ها به درستی برچسب گذاری شده و به صورت سیستماتیک ثبت شده اند.
گام دوازدهم: افزایش فضای میز اداری
گام دوازدهم: افزایش فضای میز اداری

مرحله 3. وسایل نوشتاری خود را در یک مکان نگه دارید

برای جلوگیری از گم شدن قلم ها ، مداد و هایلایت در قسمت پایین کشو ، آنها را دسته کرده و در یک سینی یا فنجان دسته بندی کنید. برای سازمان دهنده در جایی روی میز کار خود خانه ایجاد کنید تا همیشه وسایل نوشتاری در دست داشته باشید.

  • ظروف شکسته ، خشک شده یا درپوش را دور بریزید.
  • در صورت تمام شدن ، چند بسته قلم و نشانگر پشتیبان در کشوی پایینی فراموش نکنید.
گام سیزدهم حداکثر فضای میز اداری
گام سیزدهم حداکثر فضای میز اداری

مرحله 4. یک تابلوی اعلانات کوچک را در همین نزدیکی آویزان کنید

می توانید از یک تابلوی اعلانات چوب پنبه ای ساده برای جمع آوری اطلاعیه ها ، چسباندن یادآوری های Post-It و نگهداری اسناد فوری در دید مستقیم استفاده کنید. اگر دفتر کار دارید ، تابلوی اعلانات را در جایی که قابل مشاهده است روی دیوار نصب کنید. اگر در فضایی مشترک کار می کنید ، سعی کنید آن را به قسمت تقسیم یا حتی کنار میز بچسبانید.

  • تابلوهای اعلانات از لحاظ فضا بسیار کارآمد هستند ، زیرا به شما امکان می دهند اشیاء را به طور کامل از روی میز خود بردارید.
  • ارسال عکس ها یا تزئینات شخصی بر روی تابلوی اعلانات ، فضا را برای موارد ضروری تر روی میز کار شما خالی می کند.

نکات

  • هر چند هفته یکبار میز کار خود را تمیز کرده ، از بین ببرید و مرتب کنید. اگر به آن پایبند نباشید ، ایجاد یک سیستم جدید برای منظم نگه داشتن وسایل بسیار منطقی نیست.
  • به گردش کار عادی خود توجه کنید و به ساده سازی چیدمان و پیکربندی میز کار خود ادامه دهید. سازماندهی م isثر یک تلاش مداوم است.
  • همیشه زباله ها را بلافاصله دور بیندازید. هرچه بیشتر منتظر بمانید تا آن را بیرون بیندازید ، به احتمال زیاد اجازه می دهید بدون کنترل باقی بماند.
  • اگر در یک فضای مشترک کار می کنید ، ببینید آیا همکاران شما مایل به همکاری با شما برای ارائه اقدامات سازمانی برای صرفه جویی در فضا و راه حل های ذخیره سازی هستند.

توصیه شده: